Kennst du das? Du klappst morgens im Büro deinen Laptop auf, da klingelt bereits das Telefon. Du öffnest dein Mailaccount und obwohl du gestern alle E-Mails abgearbeitet hast, quillt dein Posteingang über. Gleich 8 E-Mails mit der Wichtigkeit “hoch” erwarten dich und dein Chef steht im Türrahmen und möchte dringend eine Präsentation fertig haben. Ach ja und der Kunde wartet auf das Angebot und deinem Kollegen wolltest du eigentlich noch helfen mit einer Fragestellung zum aktuellen Projekt.
“Wo soll ich nur anfangen?” – Wenn das auch dein erster Gedanke ist, weil du am liebsten alle Aufgaben gleichzeitig erledigen möchtest und dich fragst, wo du noch weitere 5 Hände herzaubern sollst, dann habe ich hier ein paar Tipps für dich. In dieser Situation ist es umso wichtiger, die richtigen Prioritäten zu setzen.
Schritt 1: Vermeide Hektik
Auch wenn es schwer fällt, aber blinder Aktionismus und schnelle Bewegungen helfen dir jetzt nicht weiter. Atme einmal tief durch und denke daran: Du kannst nur ein Schritt nach dem anderen machen.
Schritt 2: Delegiere E-Mails weiter
Ja, ich weiß. Nicht jeder hat eine Assistentin oder einen Azubi um Aufgaben weiter zu delegieren. Aber wenn doch, dann nutze diese Unterstützung ohne schlechtes Gewissen! Und falls du total unter Wasser bist, spricht nichts dagegen, die Kollegin zu bitten, kleinere dringende Aufgaben für dich zu übernehmen. Übrigens: Auch wenn du nicht direkt weiterdelegieren kannst, hast du möglicherweise E-Mails in deinem Posteingang, für die du noch Informationen von Dritten benötigst, um sie zu beantworten. Leite diese am Besten direkt weiter, damit die Personen ausreichend Zeit haben, dir die Informationen zu liefern.
Schritt 3: Beachte die 2-Minuten-Regel
Alle E-Mails, die du innerhalb von 2 Minuten direkt beantworten kannst, solltest du auch direkt erledigen. Die Zeit, die du aufwendest, um sie nach dem Lesen nicht zu beantworten, ist ansonsten verschwendete Zeit.
Schritt 4: Verschiebe alle Aufgaben, die nicht zeitkritisch sind
Wenn heute so ein Tag ist, an dem alles zusammenkommt, dann fokussiere dich auf das, was gerade wichtig und dringend ist. Schiebe alles, was nicht heute erledigt werden muss, auf die kommenden Tage und blockiere dir dafür direkt einen Zeitslot in deinem Kalender.
Schritt 5: Erledige deine Aufgabe gebündelt
Fasse alle gleichartigen Aufgaben zusammen und arbeite sie nacheinander ab. Musst du mehrere Präsentationen erstellen, dann mache direkt eine nach der anderen. Du bist gedanklich einmal im Tool und im Thema drin und bist wesentlich effizienter, wenn du jetzt nicht auf einen anderen Aufgabentyp wechselt. Telefonierst du mit Kunden, um Termine zu vereinbaren, dann rufe auch die anderen Kunden auf deiner Telefonliste an. Auch hier bist du effizienter, weil du einmal im Reden drin bist.
Wichtig bei allem:
Setze dich nicht zusätzlich unter Druck. Möglicherweise wirst du heute nicht mit allem fertig und auch nicht jedem gerecht werden. Achte trotz der vielen Aufgaben auch auf dich. Gönne dir zwischendurch immer wieder mal zwei Minuten Pause. Das hilft dir, wenn dein Kopf blockiert ist und du nicht weiterkommst.