Vor ein paar Wochen habe ich einen Freund von der Arbeit abgeholt, weil wir zum Essen verabredet waren. Ich ging zu ihm ins Büro, er hing noch am Telefon. Der Anruf war auf Lautsprecher und flüsterte mir zu, dass er noch schnell das Telefonat beenden wollte. Ich wollte draußen warten, doch er deutete mir an, dass das Gespräch nicht vertraulich war und ich auch solange auf dem Stuhl gegenüber Platz nehmen konnte.

Ich hatte genügend Zeit und außer mein Hunger hatte mich an dem Abend nichts getrieben. Doch ich wunderte mich sehr über das Telefonat, bei dem ich ungewollt Zeuge wurde. Aus „schnell“ wurden am Ende tatsächlich 10 Minuten! 10 Minuten in denen nur über ein einziges Thema gesprochen wurde – der anstehende Büroumzug. Inhaltlich fiel mir auf, dass beide erst lange aneinander vorbeiredeten und am Ende die Kernaussagen mehrfach wiederholten – nur eben in anderen Worten. Als er auflegte, fragte ich mich, wie schnell er fertig geworden wäre, wenn er das Telefonat effizient gestaltet hätte.

Das Telefon ist immer noch eines der wichtigsten Kommunikationsmittel im Büro. Leider ist es auch eines der größten Zeitfresser. Wenn Du hin und wieder auch solche Telefonate erlebst und Dich hinterher ärgerst, dass die Klärung des Sachverhaltes wesentlich länger gedauert hat, als gedacht, dann habe ich hier ein paar Tipps für Dich:

Tipp Nr. 1: Bereite Deine Anrufe vor.

Die wenigsten machen sich vor einem Telefonat Gedanken, was sie eigentlich erreichen wollen. Eine einfache Zielsetzung ist das Mindeste, worüber Du Dir vorab Gedanken machen solltest. Frage Dich also:

  • Was ist der Sinn und Zweck meines Anrufes?
  • Was brauche/erwarte ich von meinem Anrufer?
  • Mit welchem Ergebnis möchte ich aus dem Telefonat rausgehen?

Notiere Dir die wichtigsten Stichpunkte und Fragen, dann bist Du beim Telefonieren wesentlich fokussierter. Überlege Dir auch, mit welchen Gedanken und Argumenten Dir Dein Gesprächspartner entgegnen könnte. Wenn es eine Diskussion ist, ist es hilfreich, wenn Du vorbereitet bist und Dir bereits Gegenargumente auf die Einwände Deines Gesprächspartners überlegt hast.

Tipp Nr. 2: Halte alle notwendigen Unterlagen bereit

Wie oft haben mich schon Geschäftspartner angerufen (die von mir etwas wollten) und dann das Telefonat immer wieder unterbrechen mussten, weil sie eine E-Mail oder einen Vertrag suchen mussten, über den wir gerade sprachen. Wenn Du ein Telefonat führst, in dem Du Dich auf einen Schriftwechsel beziehst oder über Unterlagen sprechen möchtest, dann halte diese bereit. Das spart Dir während dem Telefonat Zeit und wirkt wesentlich professioneller, als wenn Du dann währenddessen erst suchen musst.

Tipp Nr. 3: Kündige Dein Telefonat an

Wenn Du weißt, dass es ein längeres Telefonat wird, bei dem mehrere Punkte besprochen werden müssen, ist es hlifreich, wenn sich Dein Gesprächpartner ebenfalls auf das Telefonat vorbereiten kann. Kündige also Dein Telefonat an, vereinbare einen Termin und teile ihm oder ihr mit, was das Ziel des Gesprächs ist. So ist der Angerufene ebenfalls gewappnet und ihr kommt schneller zum Ziel.

Tipp Nr. 4: Nenne zu Beginn des Gesprächs Grund und Ziel Deines Anrufs

Sage zu Beginn des Telefonats kurz, worum es geht. Du vermeidest so zum einen, dass Du möglicherweise den falschen Ansprechpartner in der Leitung hast und gibst so dem Gespräch eine kleine Struktur. Mit dem Ziel vor Augen verliert man sich nicht so schnell in unendliche Gespräche.

Tipp Nr. 5: Frage, ob der Angerufene Zeit hat

Gerade, wenn Du keinen Telefontermin vereinbart hast, ist es wichtig, den Angerufenen zu fragen, ob er Zeit für Dich hat. Ich erlebe es immer wieder, dass mich Geschäftspartner anrufen, die dann sofort mit einem ellenlangen Monolog loslegen und mich erst mal gar nicht zu Wort kommen lassen. Ziemlich unangenehm, wenn man dann gar keine Zeit hat, um ein kompliziertes Thema zu klären, und den Anrufer dann abrupt abwürgen zu müssen.

Tipp Nr. 6: Komme zum Punkt

Sicher, ein wenig Smalltalk zu Beginn eines Telefonats ist nett und hilfreich, um die Beziehung zu Deinem Gesprächspartner herzustellen und nicht sofort mit der Tür ins Haus zu fallen. Vermeide aber, diese Kontaktphase unnötig in die Länge zu ziehen. Komme lieber zügig und freundlich zu Deinem Anliegen, Dein Gesprächspartner hat sicher auch noch andere To-dos auf seinem Tisch liegen.

Tipp Nr. 7: Fasse das Wichtigste am Ende zusammen

Gerade bei längeren Gesprächen ist es wichtig, am Ende noch einmal die entscheidenden Punkte zusammenzufassen:

  • Wer macht was bis wann?
  • Worüber wurde sich geeinigt?
  • Welcher Termin wurde vereinbart?

Auch wenn Du denkst, dass das eigentlich klar ist, kannst Du hier Missverständnisse vermeiden. Wie oft dachte ich, dass wir 10 Minuten lang über ein und den selben Termin gesprochen hatten, bis am Ende der Kunde dann doch einen ganz anderen Tag meinte.

Tipp Nr. 8: Halte wirklich wichtige Dinge schriftlich fest

Eigentlich bin ich ein Fan davon, nicht alles zu verschriftlichen, was vorher mündlich besprochen wurde. Ich bin nämlich der Meinung, dass wir (Deutschen?) viel zu viel schriftlich festhalten und das gesprochene Wort kaum noch etwas bedeutet. Doch gerade bei Terminen oder Zahlen habe ich die Erfahrung gemacht, dass eine E-Mail hinterher nicht schaden kann. 

Tipp Nr. 9: Bündle Deine Telefonate

Wenn Du viel Telefonieren musst, dann versuche gleichartige Telefonate zu bündeln. Musst Du beispielsweise Termine telefonisch vereinbaren, dann mache das direkt nacheinander. Gleiches gilt für Akquisegespräche oder beispielsweise Rückruftelefonate. Wenn das Thema ähnlich ist, wiederholen sich auch Deine Floskeln. Wenn Du diese Floskeln dann nacheinander immer wieder benutzt, geht es meist von Mal zu Mal schneller und noch effizienter, weil Du Deine Gespräche kontinuierlich verbessern kannst.

Tipp Nr. 10: Nimm Dir eine Stoppuhr zur Hand

Ja Du hast richtig gelesen – starte doch einfach mal beim nächsten Telefonat Dein Timer im Handy. Du wirst sehen, dass Du automatisch schneller auf den Punkt kommst und den Drang hast, das Telefonat schneller zu beenden, wenn Du die Zeit davon rennen siehst. 

Ich hoffe, Du konntest schon einige Verbesserungsvorschläge für Dein Telefonverhalten mitnehmen. Ich wünsche Dir viel Erfolg beim Umsetzen! Berichte mir doch gerne mal, wie viel Zeitersparnis Du mit diesen Tipps generieren konntest!

 

 

 

 

Dunja Schenk hat 4,89 von 5 Sternen | 82 Bewertungen auf ProvenExpert.com