Die E-Mail ist im Moment das am häufigsten genutzte Kommunikationsmittel im geschäftlichen Umfeld. Wir schreiben täglich zig Mails, beschweren uns aber gleichzeitig, dass das Lesen und Bearbeiten der E-Mails ein Zeitfresser ist. Ich möchte Dir hier meine erfolgserprobten Tipps mitgeben, wie Du das Kommunikationsmittel E-Mail effizient einsetzt, so dass sowohl Du als auch der Empfänger Deiner Mails Zeit sparen.

Überdenke die Wahl des Kommunikationsmittels

Überlege Dir zunächst, ob die E-Mail wirklich das richtige Kommunikationsmittel ist. Wir schreiben inzwischen schon E-Mails aus Gewohnheit. Dabei wären wir in vielen Fällen schneller, wenn wir zum Telefonhörer greifen würden. Manche Sachverhalte lassen sich im Gespräch viel einfacher klären, weil so das Thema direkt ausdiskutiert werden kann. Wenn du in einem Unternehmen arbeitest, in dem es üblich ist, auch unter den Kollegen E-Mails zu schreiben, dann hinterfrage doch hin und wieder einmal, ob das sinnvoll ist. Manchmal ist es einfacher, kurz in das Nachbarbüro zu laufen, als dazu beizutragen, dass sich das E-Mail-Postfach des Kollegen weiter füllt.

Wähle die Empfänger mit Bedacht

Als wir noch Briefe auf der Schreibmaschine schreiben mussten und noch keinen Kopierer besaßen, konnten wir Schriftgut mit einem Durchschlagpapier vervielfältigen. Dies war aber begrenzt, denn ab der dritten Kopie konnte man meist die Schrift nicht mehr lesen. Ein Versand eines Briefes an viele Empfänger war daher nicht so ohne weiteres möglich. Heute ist es ein Leichtes, viele Empfänger in das Adressfeld „An“ oder „Cc“ zu setzen. Doch ist das immer notwenig? Frage Dich, wer Deine E-Mail wirklich benötigt und reduziere die Empfänger. Du bist im Gegenzug doch auch dankbar, wenn Du nicht auf jeder E-Mail auf Kopie stehst.

Nutze die Betreffzeile sinnvoll

Die Betreffzeile soll dem Empfänger der E-Mail helfen, einen kurzen Überblick über die Inhalt der Mail zu geben. Oft wird der Betreff aber nicht genutzt oder missbraucht. Denn idealerweise weiß der Empfänger nur durch die Betreffzeile, um was es in der Mail geht und was er zu tun hat.
Ich arbeite immer mit der 3-er-Formel: Thema + Aktion + Datum. Beim Thema schreibst Du kurz stichwortartig, um was es geht, also zum Beispiel „Projekt xy“, oder „Kundennummer 123 – Buchungsanfrage“ oder „Sommerfest“. Anschließend nennst Du die Aktion, die Du von dem Empfänger Deine E-Mail erwartest. Das kann zum Beispiel sein „bitte lesen“, „bitte bearbeiten“, „bitte genehmigen“ oder „bitte um Rückmelden“. Wenn Ihr Intern Kürzel hierfür verwendet (zum Beispiel „BG“ für „bitte genehmigen) , ist das natürlich in Ordnung. Zuletzt folgt noch das Datum, bis wann der Emfänger der E-Mail diese Aktion spätenstens ausführen sollte. „Dringend“ ist übrigens viel zu unkonkret, weil die Definition hier nicht eindeutig ist. Schreibe also besser „bis Mittwoch, 14 Uhr“ oder „bis 27.07.“, dann ist klar, welcher Zeitpunkt gemeint ist.

Achte auf die Grußformeln, Höflichkeit, Rechtschreibung und Grammatik

Die Kommunikation hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Wenn wir auf Whats App schauen, dann finden wir dort selten Grußformeln oder ein „bitte“ oder „danke“. Auch auf Rechtschreibung und Grammatik wird immer weniger Wert gelegt. Vergiss aber nicht, dass am anderen Ende Deiner E-Mail Dein Kunde oder Geschäftspartner sitzt. Wenn wir E-Mails schreiben gelten immer noch die Formvorschriften, wie sie auch für einen Brief gelten. Achte also darauf, dass Du Dich korrekt und höflich ausdrückst. Dabei musst Du keine „freundliche Grüße“ ans Ende Deiner E-Mail setzen. Wenn Dir das zu verstaubt klingt, spricht nichts dagegen auch einmal „sonnige Grüße aus Metzingen“ zu schicken.

Fasse Dich kurz und strukturiere den Text

Versuche, nicht zu viele Themen in eine E-Mail zu packen. Idealerweise nur 1 Thema, denn dann hat der Empfänger Deiner E-Mail es auch wesentlich leichter, diese E-Mail in seinen To-dos zu organisieren. Schreibe keine Romane. Ich finde es immer super praktisch, wenn die E-Mail so kurz ist, dass ich in meinem Browser nicht scrollen muss.  Nutze Absätze, Markierungen und Unterstreichungen. Hebe wichtiges hervor, wie zum Beispiel Arbeitsaufträge oder Fristen.

Natürlich bringt es Dir noch nicht unmittelbar etwas, wenn Du ab sofort schön strukturierte E-Mails verschickst, wenn Du weiterhin E-Mails erhältst, in denen diese ganzen Tipps nicht beachtet werden. Aus eigener Erfahrung kann ich Dir aber sagen: Doch! Denn: Wie Du in den Wald hineinrufst, so schallt es auch heraus. Dein E-Mail-Verhalten wird sich nach einer Weile zumindest auf die Personen übertragen, mit denen Du regelmäßig kommunizierst. Warum? Weil Sie es toll finden werden, wenn Sie E-Mails erhalten, die so übersichtlich sind, dass sie wesentlich besser bearbeitet werden können. Und das werden die Empfänger Deiner E-Mails Dir über kurz oder lang zurückspielen.

Dunja Schenk hat 4,90 von 5 Sternen | 68 Bewertungen auf ProvenExpert.com